Wetten
Daar waar het gaat over de regels rondom HNW heb je als werkgever te maken met diverse wetten, waaronder de Arbeidsomstandighedenwet en de Arbeidstijdenwet. Deze zijn ook van toepassing op thuis – en telewerken. Is hiermee alles in beton gegoten? Het antwoord is natuurlijk nee. Regelgeving rondom plaatsonafhankelijk werken wordt steeds meer aangepast aan andere werkverhoudingen.
De vraag is wat er in ieder geval gedaan moet worden om veilig en gezond (plaatsonafhankelijk) werken zo goed mogelijk te borgen. Daarbij is een rol voor werkgever èn werknemer weg gelegd. Door veel aandacht te besteden aan voorlichting en informatie, kunnen medewerkers hun eigen verantwoordelijkheid hierin nemen. Het directe toezicht van de werkgever neemt af. Controle zal vaker gebeuren met checklists en periodieke gesprekken.
Wat staat de werkgever te doen?
Een werkgever kan de verantwoordelijkheid en bijbehorende aansprakelijkheid voor arbo-aspecten niet uitsluiten met een overeenkomst, ook al heeft de werknemer deze ondertekend. Maar werkgevers kunnen wel veel doen om aansprakelijkheid te voorkomen. Uit rechtspraak blijkt dat de aansprakelijkheid van de werkgever vervalt als hij de werknemer goed geïnstrueerd heeft en voor de juiste middelen heeft gezorgd. Als de werknemer daar niets mee doet, vervalt de aansprakelijkheid: de werkgever heeft namelijk voldaan aan zijn wettelijke zorgplicht.
Grofweg zijn de stappen voor de werkgever:
• Maak een risico inventarisatie en evaluatie van de thuiswerkplek. Let daarbij op de inrichting en gebruik van de werkplek. Gebruik een checklist die de medewerker zelf invult en ondertekent.
• Geef Informatie en voorlichting. Stel richtlijnen op voor de inrichting van de werkplek en de ergonomische instellingen van bureau, stoel en verlichting. Geef instructies/workshops over timemanagement en online samenwerken.
• Besteed aandacht aan preventie en faciliteer voorzieningen. Laat een arbodeskundige (op papier of bijv. online) de werkplek beoordelen. Stel een budget ter beschikking om de werkplek zonodig aan te passen aan de arbonormen. Stel voldoende technische apparatuur, onlinefaciliteiten en communicatiemiddelen ter beschikking om goed te kunnen werken.
• Zorg voor ondersteuning en training. Train leidinggevenden in het sturen op afstand. Ondersteun medewerkers in het ontwikkelen van competenties om enerzijds zelfstandig en zelfsturend te werken en anderzijds kennis te delen.
• Monitoring. Verzamel informatie over hoe HNW plaats- en tijdonafhankelijk in de organisatie uitwerkt.Laat leidinggevenden regelmatig gesprekken voeren over arboaspecten, arbeidsrelatie en functioneren. Ook werknemerstevredenheidspolls geven inzicht en aanknopingspunten voor eventuele aanpassingen.
Voordelen voor medewerkers:
Voor medewerkers heeft thuiswerken vele voordelen. Het belangrijkste voordeel is het verminderen van de reistijd. Het is voor niemand leuk om zowel ‘s ochtends als ‘s middags uren in de file door te brengen. Een paar dagen thuiswerken scheelt aanzienlijk in de reistijd. Een tweede voordeel is het beter kunnen combineren van werk en privé. Dat voordeel komt er vooral op neer dat de thuiswerker zijn of haar werkdag flexibel kan indelen. Dat maakt dat thuiswerken beter combineerbaar is met een gang naar het winkelcentrum, het halen van een nieuw paspoort of op een terras genieten van de voorjaarszon dan het werken op de bedrijfslocatie. Zolang je maar de afgesproken prestatie levert, maakt het niet uit wanneer je die prestatie levert. Ook het kunnen halen en brengen van kinderen naar school of kinderopvang worden vaak als voordelen genoemd. Toch is hier een waarschuwing op zijn plaats: het kunnen combineren van werk en privé is in dit opzicht niet hetzelfde als het kunnen combineren van werk en zorg. Thuiswerken zal zelden een alternatief voor de kinderopvang kunnen zijn. Een derde voordeel is dat de medewerker ongestoord kan werken. Het is in de moderne kantoortuin niet altijd eenvoudig om je concentratie op je eigen werk gericht te houden.
Voordelen voor organisaties:
Ook voor organisaties heeft thuiswerken flinke voordelen. De productiviteit van thuiswerkers ligt hoger dan bij medewerkers op de bedrijfslocatie. Ook gaat de kwaliteit van het werk erop vooruit. Dat heeft er waarschijnlijk mee van doen dat thuiswerkers geneigd zijn om alleen de echt gewerkte uren mee te tellen, terwijl medewerkers op de werkplek tijdens werktijd kletspraatjes met collega’s voeren en hun vakantie boeken op de werk-PC. Ook blijkt het ziekteverzuim onder thuiswerkers lager te zijn. De werkgever die thuiswerken consequent doorvoert kan bovendien met minder grote werkplekken toe, dat kan een enorme besparing opleveren. De werkgever die reiskostenvergoeding geeft, kan ook daar op besparen. Maatschappelijk gezien zit de winst vooral in het beperken van de CO2-uitstoot en het beperken van kilometers file en verstoppingen in het openbaar vervoer.
Schaduwkanten voor medewerkers en leidinggevenden:
Voordelen genoeg dus, maar zijn er ook schaduwzijden van thuiswerken te benoemen? Zeker, en deze hangen samen met de genoemde voordelen. De mogelijkheid voor de thuiswerker om de werkdag flexibel in te delen, brengt risico’s met zich mee. Aan de ene kant het risico dat de medewerker het gevoel heeft nooit vrij te zijn. Werk en privé kunnen sterk door elkaar gaan lopen en tegenover het kopje cappuccino op het terras staat dat de medewerker tot tien uur ‘s avonds doorwerkt. De mails komen 24 uur per dag, zeven dagen per week en 52 weken per jaar binnen en de afzender verwacht steeds sneller antwoord. Ook zijn er risico’s in de arbo-sfeer, omdat de medewerker te lang blijft doorwerken, niet op tijd pauzes neemt of het werk afwisselt etc. De medewerker kan zijn zwakke kanten verbloemen door veel en hard te werken, en dat geeft onvermijdelijk hogere werkstress. Thuiswerkers benoemen ook dat zij het gevoel krijgen een zwakker contact met leidinggevende te hebben. Meer in het algemeen: een activerend en levensfasebewust personeelsbeleid komt lastiger tot stand als leidinggevende en medewerker geen niet geregeld contact hebben en de manier van werken zich aan de waarneming van de leidinggevende onttrekt. Het ontbreken van geregeld contact met collega’s betekent, naast dat je de laatste roddels niet meer kent, ook dat het lastiger is om te leren van hun aanpak en oplossingen. Je moet meer alles zelf uitvinden.
Achtergrondinformatie:
In de brochure Het Nieuwe Werken, veilig en gezond Hoe doe je dat? treft u informatie aan over de zorgplicht en het nieuwe werken en handvatten voor invulling van de zorgplicht.
Zie: https://www.fnv.nl/themas/werktijden/thuiswerken-flexwerken-het-nieuwe-werken/